Über Xeelo

In Xeelo können Sie mehrere Unternehmen verwalten, um Daten, Workflows und andere Einstellungen getrennt zu halten.

Objekttypen stellen die Gruppierung von Prozessen dar. Sie können Ihre Prozesse übersichtlich nach Abteilungen oder Arbeitsschwerpunkten organisieren.

Objekte stellen eine Basis Ihrer Prozesse dar – Xeelo bietet umfangreiche Funktionen zur Erstellung sowohl einfacher als auch sehr komplexer Formen. Sie können jedes der 18 Elemente per Drag & Drop verschieben, um ein Formular zu entwerfen, das perfekt zu Ihrem Prozess passt, und verschiedene Bedingungen, Berechnungen und Vorlagen einrichten, die bestimmen, wie sich das Formular und der Workflow verhalten werden.

Daten auf einem Formular können manuell eingegeben oder automatisch aus anderen Quellen ausgefüllt werden – sowohl von Xeelo selbst (z.B. aus anderen Formularen) als auch aus einer anderen Anwendung, in der Sie Ihre Daten speichern. Dadurch wird vermieden, dass dieselben Daten mehrfach eingegeben werden.

Die erneute Eingabe derselben Daten ist etwas, das die Produktivität der Benutzer beeinträchtigt und alle Prozesse verlangsamt. Daher können Sie in Xeelo die Daten immer auf Basis des gewählten Wertes eingeben – z.B. Ihren Lieferanten auswählen und Xeelo alle Informationen über das Unternehmen ausfüllen lassen.

Mit Hilfe von Kalendern können Sie je nach Zeitzone der Kollegen unterschiedliche Arbeitszeiten definieren.

Teilnetze (Unterraster) erweitern die Möglichkeiten, Informationen in einer Tabelle zu speichern, was Ihnen eine bessere Interpretation der Daten sowie verschiedene zukünftige Möglichkeiten ermöglicht.

Xeelo kann Zahlen in ein bestimmtes Element auf einem Formular entsprechend der von Ihnen definierten Zahlenreihe eintragen – z.B. auf Rechnungen, Übergabeprotokollen und oder beliebigen Dokumenten.

Periodisch ist eine immer aktive Funktion – sie hält Ihre Daten oder Berichte automatisch aktualisiert und neu berechnet.

Wir wissen, dass es viele Menschen gibt, die mit Xeelo in Unternehmen arbeiten. Nicht alle von ihnen sind mit englischsprachigen Systemen vertraut. Die Übersetzung von Formularen ist für uns ein Standard, so dass Sie beliebige Sprachmutationen erstellen können, damit sich Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit mit Xeelo-Formularen wohl fühlen.

Workflows sind die absolute Königsdisziplin von Xeelo. Sie können festlegen, welche Genehmigung unter bestimmten Bedingungen erforderlich ist, so dass die Benutzer nicht darüber nachdenken müssen, wer um eine Genehmigung bitten soll – Xeelo verwaltet sie automatisch. Xeelo kann sowohl einfache als auch sehr komplexe und unternehmensinterne Workflows (z.B. Bestellungen mit mehrdimensionaler Genehmigungsmatrix) verarbeiten – und das alles ohne jegliche Codekenntnisse der Anwender!

Stati stellen Workflow-Schritte dar, die ein bestimmter Prozess durchlaufen muss, um das Ende zu erreichen.

Bei der Erstellung eines Workflows arbeiten Sie immer mit einer Kombination aus Rollen und Stati. Dies gibt Ihnen eine hohe Flexibilität und Konfigurierbarkeit, da Sie Anforderungen innerhalb eines bestimmten Prozesses bestimmten Rollen zuordnen können.

Wir wissen, dass es in Unternehmen viele Anwender gibt, die nicht den ganzen Tag mit Xeelo arbeiten. Deshalb können Sie ganz einfach Benachrichtigungen einrichten, um sicherzustellen, dass Benutzer über neue Aufgaben oder Genehmigungsanträge informiert werden. Benachrichtigungen können bei Bedarf auch als Eskalationsmöglichkeit dienen.

Wahrscheinlich sind Sie es gewohnt, mit Berichten über Ihre Daten zu arbeiten. Was Ihnen vielleicht fehlt, ist der Einblick in die Effizienz Ihrer Prozesse. Da Xeelo alles misst und verfolgt, bietet es Ihnen eine hervorragende Berichtsausgabe, um zu sehen, wo potenzielle Engpässe liegen, welches Team gut funktioniert und warum Ihre Anfragen so lange dauern, bis sie genehmigt sind. Die Berichte können direkt in Xeelo angezeigt werden, oder Sie können die Ergebnisse der Prozesseffizienz mit Ihren Daten in Microsoft Power BI oder Excel kombinieren.

Das Audit-Protokoll liefert alle notwendigen Informationen über die Aktivitäten Ihrer Administratoren. Es gibt keine Möglichkeit, die Daten zu ändern, ohne sie zu protokollieren.

Benutzeraktivität liefert alle notwendigen Informationen über die Aktivität Ihrer Benutzer.

Anstatt ein Word-Dokument in einen Workflow zu senden, arbeitet Xeelo direkt mit den Daten, die ausgefüllt, aufbereitet oder genehmigt werden müssen. Sobald alles in Ordnung ist, füllt Xeelo alle Daten in einen Ausdruck (eine Art Vorlage, die Sie aus Design- und Inhaltssicht vollständig einrichten können) und erzeugt automatisch ein PDF-Dokument. Dieses Dokument kann in einem bestimmten Schritt innerhalb eines Workflows automatisch generiert, an eine Gegenpartei gesendet, überall gespeichert oder heruntergeladen und gedruckt werden.

Xeelo verfolgt jede einzelne Aktivität. Alles kann einfach in Excel exportiert werden, um zu untersuchen, was wann passiert ist. Xeelo verfolgt Workflows sowie Änderungen innerhalb von Formularen. Aber nicht nur dies – Xeelo überwacht auch die gesamte Benutzeraktivität, auch wenn ein Benutzer nichts ändert und nur Daten anzeigt.

Das System überprüft sich selbst. Sie und Ihre Administratoren haben immer einen Überblick über den Zustand der Anwendung.

Sie können verschiedene Regeln für jedes Output der Xeelo-Plattform definieren. Somit ist die DSGVO für Xeelo keine Herausforderung mehr!

Manchmal ist das „Spielen mit den Daten“ in Excel einfacher. Daher haben Sie immer die Möglichkeit, ihn in ihn zu exportieren.

Objektdienste definieren eine Webdienstverbindung.

Sie können Ihre Daten strukturiert in Xeelo importieren.

Immer wenn Ihre IT-Administratoren eine SQL-Anweisung ausführen müssen, um Informationen aus Ihrer Datenbank zu erhalten, können sie einfach die im Xeelo-Shop verfügbaren Anweisungen verwenden.

Jede Ausführung einer SQL-Anweisung im Query Store wird protokolliert. Die Liste steht dem Administrator im Query Store Log zur Verfügung.

Enthält die Einstellungen der gesamten Anwendung.

Xeelo bietet Ihnen die Möglichkeit, selbst zu bestimmen, wo Ihre Daten gespeichert werden sollen. Sie können wählen, ob es sich um eine Xeelo-Datenbank, eine andere Datenbank, einen Dateiserver, Microsoft SharePoint oder Azure Blob Storage handelt.

„Jobs“ pflegen Ihr System und senden Ihnen Benachrichtigungen, führen Scheduler oder OCR-Analysen Ihrer Dokumente aus.

Xeelo bietet in sich einen soliden Satz von Planungen, so dass es ohne Ihre Eingaben so gut wie möglich funktioniert. Sie können nach Ihren Wünschen festlegen, wann ein bestimmter Bericht aktualisiert, die Daten gesichert oder etwas getan werden soll, was Sie in einer bestimmten Zeit benötigen.

Auf der Xeelo-Plattform können globale Variablen verwendet werden.

Xeelo wird auf eine sehr einfache und transparente Weise lizenziert. Alle notwendigen Informationen über Ihre Lizenz werden in Xeelo gespeichert.

Sie können in Xeelo ganz einfach einen neuen Benutzer hinzufügen, Rechte bestehender Benutzer gewähren oder einschränken oder Benachrichtigungen für einen von ihnen deaktivieren.

Benutzer, die von Xeelo benachrichtigt werden, haben jederzeit das Recht, sich abzumelden. Sie können diejenigen einsehen, die aus irgendeinem Grund abgemeldet wurden.

Xeelo unterstützt Active Directory (sowie Azure AD und ADFS) nativ, so dass Sie Xeelo in Ihr Anwendungsökosystem integrieren und Ihren Mitarbeitern den Komfort von Single Sign On bieten können.

Wenn Sie einen Kollegen hinzufügen, müssen Sie nicht alle Zugriffsrechte nacheinander einrichten – Sie können die Rechte eines bestehenden Benutzers delegieren.

Größere Unternehmen und Konzerne haben in der Regel komplexe Strukturen. Xeelo wurde entwickelt, um jede Art von Komplexität ohne Programmierung abzubilden. Sie können OrgCharts so einrichten, dass Benutzer genau sehen, was sie sehen sollen. Sie können OrgCharts auch verwenden, um die gewünschte Komplexität in Ihre Arbeitsabläufe zu bringen – manchmal möchten Sie nach verschiedenen Hierarchien genehmigen, z.B. gepunktete Linienmanager, Abteilungen usw.

Viele Nutzer verwenden ihre mobilen Geräte – sowohl bei der Arbeit als auch auf Reisen. Xeelo bietet eine eigene kostenlose mobile Anwendung für iOS- und Android-Geräte an. Sie können bestimmten Benutzern erlauben, die Anwendung mit Xeelo über einen einfachen Registrierungsassistenten zu verbinden.

Xeelo ist eine der wenigen Plattformen, die Ihnen den Komfort bietet, die Datenbank zwischen den Umgebungen zu übertragen.

Sie müssen nicht die gesamte Datenbank migrieren, nur weil Sie ein paar Dinge hinzugefügt haben. Sie können nur die neu angelegten oder geänderten Objekte übernehmen.